Tema 3 - La organización, organigrama y las teorías de organización

1. Introducción

En este apartado pasaremos a la explicación del organigrama, viendo algunas de las clases que existen, los principales autores y, posteriormente, qué lugar tiene el organigrama en nuestra empresa.

2. Marco teórico
2.1 Definición conceptual de la organización y del organigrama: El organigrama es una herramienta muy importante en el estudio de la estructura de la empresa pues muestra el esqueleto de ésta, de forma que organiza a los trabajadores de forma jerárquica, mostrando las diferentes áreas y competencias de trabajo. El organigrama se realiza siguiendo dos reglas básicas: ha de ser fácil y sencillo para facilitar su comprensión y, por lo tanto, ha de contener solo la información esencial e indispensable. A raíz de estas dos normas se desprenden diversos tipos de organigrama que se adaptan a los diferentes tipos de empresas:
-Vertical: Organización jerárquica de arriba a abajo.

-Horizontal: Organización jerárquica de izquierda a derecha.

-Mixto: Mezcla de las organizaciones vertical y horizontal.

-Circular: Círculos concéntricos que representan cargos más importantes conforme se acerca al centro, el cual simboliza a la máxima autoridad de la empresa.

-Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
-Tabular: Es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no.
2.2 Principales autores

2.2.1 Henry Fayol: Nació el año 1841 en Estambul y murió en 1925 en París. Con solo 19 años se graduó como ingeniero de minas y se convirtió en un gran teórico de la administración de las empresas. Las bases de su pensamiento son principalmente tres: La división del trabajo (especialización), la aplicación del proceso administrativo i la formulación de criterios técnicos para poder gestionar mejor la administración de la empresa. Además, estableció un numero de funciones básicas de una empresa, las cuales con las funciones técnicas (producción de bienes y servicios), funciones comerciales (compra, venta y intercambio), funciones financieras (búsqueda y gerencia de capitales), funciones de seguridad (protección y preservación de los bienes de las personas), funciones contables (inventarios, registros de balances, costos y estadísticas), funciones administrativas (que coordinan y organizan el resto de funciones). Otro de los grandes aportes de Fayol al campo de la administración de empresas fué la creación de los 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad y responsabilidad, disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, subordinación de los intereses individuales a los generales, remuneración del personal, centralización, cadena escalar, orden, equidad, estabilidad del personal, iniciativa y, espíritu de equipo.
Fayol nos dice que toda empresa puede ser dividida en 6 grupos de funciones, que son:

·Funciones técnicas, relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa.
·Funciones comerciales, relacionadas con la compra, venta o intercambio.
·Funciones financieras, relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.
·Funciones de seguridad, relacionadas con la protección y preservación de los bienes y las personas.
·Funciones contables, relacionadas con los inventarios, los registros, los balances, los costos y las estadísticas.
·Funciones administrativas, relacionadas con la integración de las otras 5 funciones por parte de la dirección. Las funciones administrativas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, y están siempre por encima de ellas.

En la actualidad las funciones básicas de la empresa se conocen como áreas de administración: las funciones administrativas hoy son la administración general; las funciones técnicas son el área de producción u operaciones; las funciones comerciales son el área de ventas y mercadotecnia; las funciones financieras se llaman área financiera; mientras que las funciones de seguridad ahora están en un nivel inferior.Fayol define el acto de administrar como planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar:

· Planeación: Implica evaluar el futuro y tomar previsiones función de él. Unidad, continuidad, flexibilidad y valoración son los aspectos principales de un buen plan de acción.
· Organización: Proporciona todos los elementos necesarios para el funcionamiento de la empresa; puede dividirse en material y social.
· Dirección: Pone en marcha la organización. Su objetivo es alcanzar el máximo rendimiento de los empleados, de acuerdo con los aspectos generales.
· Coordinación: Armoniza todas las actividades de una empresa para facilitar el trabajo y los resultados. Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas y ajusta los medios a los fines.
· Control: Verifica si todas las etapas marchan de conformidad con el plan trazado, las instrucciones dadas y los principios establecidos. Su objetivo es identificar las debilidades y los errores para rectificarlos y evitar que se repitan.

Para Fayol en cualquier tipo de empresa la capacidad básica de las personas situadas en los niveles inferiores es la capacidad profesional característica del área o la empresa, en tanto que la capacidad esencial de los altos directivos es la capacidad administrativa.
Las obras más destacadas de este autor son: Bassins houillers de Commentry et de Decazeville, excursion sous la conduite (1900), Notice sur les travaux scientifiques et techniques (1918), Administration industrielle et générale; prévoyance, organisation, commandement, coordination, controle (1916), L'Incapacité industrielle de l'État (1921).

2.2.2 Henry Mintzberg: Nacido el 2 de septiempre de 1939 en Montreal, Mintzberg, actualmente profesor en la Universidad McGill de Canadá, es el autor de importantes publicaciones sobre organización de la empresa. Entre sus trabajos más destacados encontramos The Nature of Managerial Work (1973), La estructuración de las organizaciones (1979) y Diseño de la organizaciones efectivas (2000). En estas dos últimas publicaciones, Mintzberg estableció los componentes principales e indispensables de la organización, además de indentificar algunos mecanismos de coordinación. El tema más discutido por el profesor es, sin embargo, el campo de la estrategia, con obras como Auge y caida de la planificaión estratégica (1994), Safari a la estrategia (1999), Strategy Bites Back (2005), o su más reciente publicación Tracking Startegies, Towards a General Theory of Startegy Formation (2007).
Las seis partes básicas de la organización:

- Núcleo de las operaciones: Operadores. Trabajo básico de fabricación de productos y proveer servicios. Base de la organización.
- Ápice estratégico: Gerente General. Se “vigila” la totalidad del sistema.
- Línea intermedia: conforme al crecimiento de la organización, administradores y gerentes de administradores. Es la jerarquía de autoridad entre el núcleo de operaciones y el ápice estratégico.
- Tecnoestructuras: formada por analistas. También desempeñan tareas administrativas pero planean y controlan de manera formal el trabajo de otros, aunque de diferente naturaleza. Se los llama también “staff”. Componen fuera de la línea de jerarquía de autoridad.
- Apoyo administrativo: para proveer servicios internos, desde cafetería, correo y asesoría legal, hasta relaciones públicas.
- Ideología: cultura y creencias. Es lo que las distingue de otras. Le otorga su propio “sello”, tradiciones. Le infunde “vida”.

Los seis mecanismos de coordinación:
División del trabajo:

1- Adaptación mutua: comunicación informal.
2- Supervisión directa: una persona coordina dando órdenes a otra.
Estandarización:
3- La estandarización del proceso de trabajo: programación. Contenidos, procedimientos. Rigurosidad.
4- La estandarización de los resultados: especificidad no de lo que se quiere hacer sino de los resultados. Producción.
5- La estandarización de las habilidades: se estandariza el trabajador. Conocimientos. Escuela profesional o universidad, antes de ocupar el puesto.
6- La estandarización de las normas: creencias comunes compartidas. Cultura.

2.2.3 Frederick Winslow Taylor (Philadelphia, EEUU, 1856 - Philadelphia, EEUU, 1915): según el propio Taylor, las etapas para poner en funcionamiento su sistema de organización del trabajo eran las siguientes:

1. Hallar diez o quince obreros (si es posible en distintas empresas y de distintas regiones) que sean particularmente hábiles en la ejecución del trabajo por analizar.
2. Definir la serie exacta de movimientos elementales que cada uno de los obreros lleva a cabo para ejecutar el trabajo analizado, así como los útiles y materiales que emplea.
3. Determinar con un cronómetro el tiempo necesario para realizar cada uno de estos movimientos elementales y elegir el modo más simple de ejecución.
4. Eliminar todos los movimientos mal concebidos, los lentos o inútiles.
5. Tras haber suprimido así todos los movimientos inútiles, reunir en una secuencia los movimientos más rápidos y los que permiten emplear mejor los materiales más útiles.
Ahora, es preciso retomar los cuatro principios del autor que darían el giro a la manera de cómo se hacía el trabajo en aquella época, es así como las personas que administran la producción deben adquirir nuevas responsabilidades como se verá a continuación. Según Winslow, la administración producida por los managers debía ser:

1. Elaboran una ciencia para la ejecución de cada una de las operaciones del trabajo, la cual sustituye al viejo modelo empírico.
2. Seleccionan científicamente a los trabajadores, les adiestran, les enseñan y les forman, mientras que en el pasado cada trabajador elegía su propio trabajo y aprendía por sí mismo como podía mejorar.
3. Colaboran cordialmente con los trabajadores para asegurarse de que el trabajo se realiza de acuerdo con los principios de la ciencia que se ha elaborado
4. El trabajo y la responsabilidad se reparten casi por igual entre el management y los obreros. El management toma bajo su responsabilidad todo aquel trabajo para el que está más capacitado que los obreros, mientras que, en el pasado, casi todo el trabajo y la mayor parte de la responsabilidad se echaban sobre las espaldas de los trabajadores

2.2.4 Henry Ford (Grenfield, EEUU, 1863 – Fair Lane, EEUU, 1947): el término fordismo se refiere al modo de producción en cadena que llevó a la práctica Henry Ford, cuyos elementos son:
· Disminución de los tiempos de producción mediante el uso eficiente de la maquinaria y las materias primas y la distribución acelerada de sus productos
·Reducción de inventarios en proceso.
·Aumento de la producción debido a la especialización del trabajo y al empleo de la línea de producción
·Salario mínimo por día y　 hora y jornada máxima laboral de 8 horas
·Desarrollo vertical (desde la materia prima hasta el producto terminado) y horizontal (desde la manufactura hasta la distribución)
·Líneas propias de crédito para la financiación de los vehículos
·Cedió acciones de la Ford Motor Co. a sus trabajadores, con el fin de incrementar los ingresos de los empleados.

Ford adoptó tres principios básicos:

1. Principio de intensificación: consiste en disminuir el tiempo de producción con el empleo inmediato de los equipos y de la materia prima y la rápida colocación del producto en el mercado.
2. Principio de la economicidad: consiste en reducir al mínimo el volumen de materia prima en transformación.
3. Principio de la productividad: consiste en aumentar la capacidad de producción del hombre en el mismo período (productividad) mediante la especialización y la línea de montaje

3. Aplicación práctica

El organigrama de nuestra empresa es de tipo vertical y, dado el reducido tamaño de la empresa, es sencillo y pequeño pero, cuenta con toda la información necesaria para poder ver cómo está organizada ésta.

Nuestra empresa está comandada por un departamento de Dirección, que impulsa todas las decisiones de la empresa a nivel global. Existen diferentes departamentos:
· Departamento de Contabilidad: lleva a cabo todos los procesos de información contable, nos permite saber si la empresa está en una buena situación o no.
· Departamento de Producción: se encarga de la elaboración de las páginas webs y su figura (departamento de diseño) y la solución de problemas que esta puede tener provocando que funcione correctamente (departamento técnico).
· Departamento de Marketing: encargado de hacer llegar mediante publicidades la realización los eventos de nuestra empresa para que así, un mayor número de nuestros clientes puedan disfrutarlos.
· Departamento Social Media: consideramos que es el punto esencial de nuestra estructura. Este departamento se encarga del contacto con los usuarios externos mediante las redes sociales: facebook, twitter, meet2day.
　
4. Conclusión

La organización de una empresa corresponde un factor muy importante para ésta, ya que una buena organización puede producir una mayor efectividad en las tareas de una empresa.
Es por eso, que nuestra empresa debe tener en cuenta poseer un buen contacto con sus trabajadores y que las líneas de producción estén bien atadas para que el trabajador pueda producir sus labores de la mejor manera posible y tenga claro de a quien tiene que hablar en el momento en el que le pueda surgir algún tipo de problema