Tema 4 - La comunicación en la empresa

1. Introducción

La comunicación empresarial sirve de enlace entre sus efectivos y ésta. Es un elemento muy importante para desarrollar el esquema de nuestra empresa, ya que es el primer motivo de transmisión de información entre los empleados. Es necesario que exista una muy buena comunicación en la empresa, ya que eso nos facilitará el trabajo.

2. Marco teórico

2.1 Definición de comunicación
La comunicación consiste en el intercambio de mensajes entre varios individuos. Es un proceso en el cual se transmite una información de una persona a otra. Todas las formas de comunicación requieren un emisor, un mensaje y un receptor destinado, pero el receptor no necesita estar presente en el intento comunicativo. En el proceso comunicativo, la información es incluida por el emisor en un paquete y canalizada hacia el receptor a través del medio. Una vez recibido, el receptor decodifica el mensaje y proporciona una respuesta.
La comunicación ha proporcionado el funcionamiento de las sociedades humanas.

2.2 Elementos de la comunicación
Todos los elementos comunicativos son importantes e imprescindibles. Si se ausentase alguno de estos elementos, el proceso resultaría incompleto y la comunicación irrealizada. Nos encontramos delante de una situación comunicativa, cuando este proceso se completa sin problemas. Es así, cuando se produce una situación comunicativa, ya que la información que se quería ha sido transmitida. Existen:
• Mensaje: es el primer elemento que debe existir para que exista comunicación. Es el elemento a transmitir. Es aquello que el emisor quiere transmitir al receptor, sea lo que sea de lo que se trate: un sentimiento, una información, un acontecimiento…
• Código: pertenecen aquellos símbolos que utilizará el emisor para transmitir su mensaje, es decir, su codificación, para que después el receptor pueda descodificarlo e interpretarlo, para poder asimilar la información que el emisor quería transmitirle.
• Fuente: es el lugar de donde sale la información, su fuente de origen, del lugar de dónde las ha extraído el emisor.
• Canal: lugar de transmisión de la información, por el lugar dónde circula el mensaje. Establece una conexión entre emisor y receptor. Podríamos hacer referencia al aire en una conversación oral. También existen como canal de transmisión de información, los medios de comunicación, como pueden ser: la radio, la televisión…
• Codificador (emisor): es la persona a la que dirige el mensaje. El emisor codifica el mensaje para poder enviarlo, de una manera entendible, al receptor. La comunicación no se limita a una fuente oral, sino que si queremos preguntar una dirección a alguien, la comunicación en este aspecto, se inicia cuando elegimos a la persona a la que preguntaremos.
• Descodificador (receptor): es a la persona a la que se le destina el mensaje. Éste realizará el proceso contrario al del emisor. El receptor debe interpretar y descifrar la información que ya fue enviada por el emisor.
• Retroalimentación: en el momento que un receptor se transforma en emisor y se dispone a volver a transmitir y codificar un nuevo mensaje, para que otro receptor lo capte, este proceso se denomina retroalimentación.
• El ruido o barreras de comunicación: es la perturbación que sufre la señal en una situación comunicativa. El ruido es una interferencia que puede dar lugar a distorsiones de sonido en la conversación, en la imagen de televisión, la alteración de la escritura, la afonía del hablante, la ortografía defectuosa.

2.3 Tipos de comunicación
• Lateral/horizontal: ésta comunicación se atribuye al intercambio de comunicaciones entre trabajadores de la misma categoría pero de distintos lugares de trabajo de una misma empresa. Podría ser por ejemplo entre todos los encargados de una misma empresa. Este tipo de comunicación provoca una actuación rápida por parte de los afectados y propone la acción y la actuación rápida de los trabajadores.
• Vertical:
-Descendente: es la utilizada por los mandos superiores, sobretodo la dirección, para dirigir y mantener informados a los trabajadores. Mediante esta se controla la conducta de los subordinados. La jerarquía de la empresa presenta un papel muy importante, y su efectividad dependerá de ésta, cuanto mayor sea el tamaño de la empresa, su efectividad cada vez será menor. E incluso podría incurrirse a una distorsión de la información.
-Ascendiente: consiste en que los subordinados informen a la dirección. Se utiliza para proporcionar información sobre los progresos, problemas y captar ideas para un mejor funcionamiento de la empresa. Este tipo de comunicación suele ser bastante insuficiente, pero para los trabajadores acostumbra a ser positiva.
• Organización formal: está basada en una división del trabajo racional, en la integración de los trabajadores siguiendo un criterio establecido por los mandos superiores. Esta organización generalmente está aprobada por la dirección y comunicada a todos los trabajadores a través de manuales de organización, de organigramas, reglas, procedimientos…
• Organización informal: es aquella organización espontanea entre personas ocupan posiciones en la organización formal. Se forma a partir de las relaciones de amistad, relaciones informales que no aparecen el organigrama. La organización informal está formada por interacciones y relacione sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones formales.

2.4 Comunicación de datos a través de redes
Existen:

• Redes de área amplia (WAN): cubren una extensa área geográfica. Son una serie de dispositivos de conmutación interconectados y se desarrolla utilizando tecnología de conmutación. La conmutación es la conexión que realizan los nodos que existen en diferentes lugares y distancias para lograr un camino para conectar dos usuarios de una red de telecomunicaciones.
• Conmutación de circuitos: se establece un camino a través de los diferentes nodos de la red dedicada a la interconexión de dos estaciones. Los datos se transmiten tan rápido como pueda, los datos de entrada se encaminan por el canal dedicado sin retardos.
• Conmutación de paquetes: es necesario reservar el canal lógico. En cada nodo, el paquete se recibe totalmente, se almacena y se transmite al siguiente nodo.
• Retransmisión de tramas: existe una tasa de errores muy pequeña y su velocidad de transmisión es muy elevada, no es necesario adjuntar mucha información de cabecera a cada paquete, por lo tanto las velocidades de transmisión son elevadas comparada con el sistema de conmutación de paquetes.
• ATM: se usan paquetes de tamaño fijo, con lo que se ahorra información de control de cada tema y se aumenta la velocidad de transmisión. En este sistema, se dedican canales virtuales de velocidades de transmisiones adaptables a las características de transmisión.
• RDSI y RDSI de banda ancha: es un sistema de transmisión de enfoque universal y de velocidad de transmisión muy rápida.
• Redes de área local (LAN): son de cobertura pequeña, velocidades de transmisión muy elevadas, utilizan redes de difusión en vez de conmutación, no hay nodos intermedios.

2.5 Redes de comunicación en el ámbito empresarial
Hacen referencia a aquellas estructuras formales creadas por la empresa para hacer llegar la información a sus miembros. Hay diferentes tipos de redes en el ámbito empresarial, principalmente las redes formales (sigue una estructura jerárquica organizada) y las redes informales (aquella que no establece ninguna estructura, sino que llega a los trabajadores en forma de rumor, chisme…), empecemos por las primeras:

• Red en cadena: la comunicación se establece entre personas próximas entre ellas pero suele ser a través de distintos niveles jerárquicos.

• Red en círculo: la comunicación circula libremente entre todos, con independencia de su rango jerárquico. La comunicación es lenta y se ulitiliza para la resolución de problemas complejos.

• Red en estrella: la comunicación está centralizada por el líder o jefe, que es la persona encargada de transmitir la información al resto de miembros.

• Red de varias direcciones o vías múltiples: existe comunicación entre todos los miembros y en todas las direcciones, lo que permite que la satisfacción de los miembros sea alta al hacerles sentir parte integrante de la empresa.

Las redes informales son:

• Cadena en línea: la información es transmitida hasta llegar a la última persona posible.

• Cadena reticular: algunas personas reciben la información no la transmiten, cortándose esta.

• Cadena casual: la información se trasmite sin orden alguno y puede incluso no llegar a todos los trabajadores. Depende de las relaciones entre estos y de la importancia de la cual disponga la información que se trata.

• Rumor: una persona es la encargada de informar a todos los que le rodean.

2.6 La comunicación digital
Hay diferentes aspectos que han permitido la comunicación digital dentro de la empresa, entre ellos destaca: el uso del ordenador y los programas de procesadores de textos; la comunicación mediante correos electrónicos, campus virtuales…; información procedente de diversos canales como pueden ser textos, videos, audio…
Transmitir mensajes sin la presencia de los emisores y receptores puede producirse a partir de las telecomunicaciones. Esta comunicación bidireccional, cubre todas las formas de comunicación a distancia (radio, televisión, computadoras…). La amplitud que ofrece la comunicación a distancia es inmensa, ya que permite la comunicación entre individuos sin ningún tipo de necesidad física. Existen:
• Correo electrónico: es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.
• Usernet: es el acrónimo de Users Network (Red de usuarios), consistente en un sistema global de discusión en Internet, que evoluciona de las redes UUCP. Los usuarios pueden leer o enviar mensajes (denominados artículos) a distintos grupos de noticias ordenados de forma jerárquica. El medio se sostiene gracias a un gran número de servidores distribuidos y actualizados mundialmente, que guardan y transmiten los mensajes.
• Listserv: es el nombre de un software que gestiona todo tipo de listas de correo electrónico, tanto las que únicamente envían algún tipo de información, como aquellas otras que permiten la comunicación en dos sentidos, en éstas los miembros de las listas forman un grupo de personas que se intercambian mensajes sobre una temática particular, compartiendo sus conocimientos y debatiendo temas de interés común, formando así una "Comunidad Virtual".
• Chat: designa una comunicación escrita realizada de manera instantánea a través de Internet entre dos o más personas ya sea de manera pública a través de los llamados chats públicos (mediante los cuales cualquier usuario puede tener acceso a la conversación) o privada, en los que se comunican 2 personas y actualmente ya es posible que se comuniquen más de dos personas a la vez.
• Mensajería instantánea: es una forma de comunicación en tiempo real entre dos o más personas basada en texto. El texto es enviado a través de dispositivos conectados a una red como Internet.
• Red privada virtual: es una tecnología de red que permite una extensión de la red local sobre una red pública o no controlada, como por ejemplo Internet.
• Telnet: es el nombre de un protocolo de red que sirve para acceder mediante una red a otra máquina para manejarla remotamente como si estuviéramos sentados delante de ella. También es el nombre del programa informático que implementa el cliente. Para que la conexión funcione, como en todos los servicios de Internet, la máquina a la que se acceda debe tener un programa especial que reciba y gestione las conexiones. El puerto que se utiliza generalmente es el 23.
• Motores de búsqueda o buscador: es un sistema informático que busca archivos almacenados en servidores web gracias a su «spider» (o Web crawler). Son sistemas de búsqueda por palabras clave. Son bases de datos que incorporan automáticamente páginas web mediante "robots" de búsqueda en la red.
• Protocolo de transferencia de archivos: es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP (Transmission Control Protocol), basado en la arquitectura cliente-servidor. Desde un equipo cliente se puede conectar a un servidor para descargar archivos desde él o para enviarle archivos, independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo.
• Robot de compras: es un software que, provisto de unas especificaciones precisas del artículo a comprar, busca en Internet tiendas on-line, localiza los precios de dicho artículo y retorna una lista de los resultados encontrados.
• Redes sociales: son estructuras sociales compuestas de grupos de personas, las cuales están conectadas por uno o varios tipos de relaciones, tales como amistad, parentesco, intereses comunes o que comparten conocimientos.

3. Aplicación práctica

La principal herramienta de interrelación entre los trabajadores de nuestra empresa, es la utilización de correo electrónico mediante la forma de gmail. La empresa posee diferentes cuentas de gmail: uno para prensa, otro para clientes, otro para promotores, otro para los fans… Las diferentes cuentas varían según cada evento, por lo que se hacen diferentes cuentas para adaptarse a las características de cada promoción que haga nuestra empresa. También atendemos cualquier llamada para una mayor información de nuestros clientes.

La comunicación entre los trabajadores de la misma empresa (comunicación lateral u horizontal) se realiza oralmente. Evitando los movimientos continuos y haciéndolo más cómodo, hemos decidido usar el formato que proporciona el programa skype, para facilitar la transmisión de información sin tener que levantar a nuestros trabajadores de sus sillas. El acceso a los datos de la empresa usamos los programas dropbox y google documents.

Para la comunicación vertical, tanto ascendente como descendente, al ser una empresa muy pequeña y familiar, el sentimiento de grupo y unidad es muy grande por lo que la comunicación se realiza de forma directa. Los trabajadores se pueden dirigir a sus superiores, los cuales pasaran la información (si se estima pertinente) al presidente o, si lo prefieren, pueden dirigirse directamente al presidente.
Otro pilar fundamental para la relación con nuestros clientes son las redes sociales. Principalmente utilizamos facebook, twitter y meet2day, todas ellas sirven para informar al público de los detalles de los eventos que promocionamos. Además, en ellos facilitamos los emails para que todos nuestros clientes envíen aquellas consultas que no pueden contestarse mediante las redes sociales.

4. Conclusión

Una buena comunicación dentro de la empresa es muy importante para que la información no se pierda y pueda llegar a sus destinatarios. Dicha información puede ser la calve para un buen trabajo si se entrega al destinatario correcto que sabrá cómo usarla y aplicarla. Por lo tanto, se ha de concluir que un buen sistema de comunicación es requisito imprescindible para un buen funcionamiento interno en la empresa (a nivel de trabajadores) y externo (a nivel de comunicación con los clientes, proveedores, etc.). Sin un buen plan de comunicación es muy difícil que el trabajo sea fluido y puede ocasionar problemas y obstáculos al crecimiento de la empresa.